دورکاری و ۶ نکته مهم برای موفقیت در مرکز ارتباط

آلن برکسون از فرشورکس توصیه‌هایی را ارائه می‌دهد تا بتوانید یک استراتژی دورکاری موفق را در مرکز ارتباط خود پیاده‌سازی کنید.
از آنجا که خیلی از ما دنبال راهبردهایی هستیم تا کار-از-خانه اثربخش باشد، نکته‌هایی را که از تجربه شخصی یاد گرفته‌ام آماده کرده‌ام. واقعیت این است که استخدام کارمندان دورکار از لحاظ کسب و حفظ مهارت، مدیریت هزینه‌ها، و محکم کردن جای پایتان و گسترش کار از نظر جغرافیایی حقیقتاً ارزشمند است.
ما اینجا هستیم تا بگویم شما می‌توانید یک محیط دورکاری موفق و پربازده داشته باشید.
من تقریباً به مدت هفت سال کارمند دورکار بوده‌ام. در طی این زمان برخی مهارت‌ها و استراتژی‌ها را یاد گرفتم تا موفق‌تر باشم. این را هم اضافه کنم که بیشتر این مهارت‌ها (اگر نگوییم همه آنها) برای هر کارمندی مهم هستند، اما برای کارمندان دورکار این اهمیت دوچندان می‌شود.
دورکاری نیاز به برخی مهارت‌هایی دارد که لزوماً یکتا نیستند، اما با حاضر نشدن در دفتر ارزش آنها بیشتر می‌شود. در ادامه نکاتی می‌آیند که نه تنها برای بقا بلکه برای پیشرفت به عنوان یک کارمند دورکار به شما کمک می‌کنند.
کلید کارمند دورکار بودن این است که مدیرعامل شغل خودتان باشید. استقلال، مسئولیت‌پذیری، و پاسخگویی نه تنها به شما کمک می‌کنند موفق‌تر باشید بلکه باعث می‌شود بقیه تیم و مدیریت شما، خیالشان جمع باشد که عدم حضور شما در محل مشکلی ایجاد نمی‌کند.
کار کردن با خودتان را برای آنها راحت کنید و بگذارید به آسانی بفهمند مشغول انجام چه کاری هستید. این یک نصیحت کلیدی است – دقیقاً مثل شش نکته زیر.

  1. خوب یادداشت‌برداری کنید
    ناگفته واضح است که به طور کلی باید یادداشت‌های خوبی داشته باشید، اما این برای کارمندی که دورکاری را انجام می دهد یک شاهراه حیاتی است. نمی‌توانید آن طرف را نگاه کنید و از کسی سؤال بپرسید، و شاید در منطقه زمانی شما هیچ کس بیدار یا در دسترس نباشد تا کمکتان کند.
    بدانید کجا باید چیزها را پیدا کنید – در بیشتر سازمان‌ها، یک سرویس فایل مشترک خواهید داشت (فایل سرور، گوگل درایو، دراپ باکس، باکس و غیره) که مبتنی بر دانش است و در آنجا مستندات، الگوها، و اسلایدهایی را پیدا خواهید کرد که برای انجام کارتان به آنها نیاز دارید. باید بدانید آنها کجا هستند و چه کسی از آنها نگهداری می‌کند. همچنین به جای استفاده از یک کپی که به شکل محلی ذخیره شده، به منبع برگردید تا مطمئن شوید آخرین نسخه را دارید.
    بدانید برای هر چیزی از چه کسی باید تقاضا کنید – روابط کلیدی را در مناطقی که برای موفقیت‌تان ضروری است شناسایی و تقویت کنید. فقط درباره همکاران بی‌واسطه شما حرف نمی‌زنم. مطمئن شوید که روابطی خوب و جاری با تیم وسیع خود برقرار می‌کنید زیرا در آنجاست که باید وظایف و پروژه‌هایتان را با موفقیت پیاده‌سازی کنید. برای مثال اگر در قسمت فروش هستید، بدون شک با تیم پیش-فروش خود روابط خوبی دارید، اما مطمئن شوید که ارتباط خود را با منابع حسابداری و حقوقی نیز حفظ می‌کنید.
  2. جلسات تک به تک
    این عادت را پیدا کنید که برای ملاقات‌های تک به تک با افراد به آنها دسترسی داشته باشید. و نه فقط افرادی که در گروه کاری خود شما هستند. جلسه‌ای تک به تک، در صورت امکان با استفاده از ویدئو، را ترتیب دهید. نیاز به هیچ دستور خاصی نیست، صرفاً بفهمید آنها چه کاری انجام می‌دهند تا پا به پایشان پیش بروید و در جریان امور قرار بگیرید.
    این کمک می‌کند عدم حضورتان در مکالمات عادی اطراف «آب سردکن»، ناهار یا گفتگو موقع صرف قهوه را جبران کنید. همچنین باعث می‌شود مطمئن شوید سایرین در تیم‌تان و سازمان، از شما و کاری که انجام می‌دهید باخبر هستند.
    این جلسات عموماً به جملاتی مثل «اوه، تو باید با … هم صحبت کنی» یا «این جلسه/پروژه/طرح جدید هم وجود دارد که تو باید جزوی از آن باشی…» از طرف افرادی که با آنها ملاقات می‌کنید منتهی می‌شوند.
  3. قوانین مشارکت خود را روشن کنید
    خیلی ساده است، نحوه کار کردن با خودتان را شفاف‌سازی کنید. وقتی کارمند دورکاری هستید مهم است ساختارهایی داشته باشید که مشخص کنند چه زمانی کار می‌کنید و چه زمانی مابقی سازمان می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند.
    قوانین مشارکت خود را منتشر کنید، از قبیل بهترین راه دسترسی به شما (ای‌میل، تلفن، چت، ابزار مشارکتی)، بهترین اوقات دسترسی به شما، و حوزه‌های تخصص‌تان.
    اگر اینترانت دارید مطمئن شوید آن را در صفحه معرفی خود یا «درباره من» می‌آورید. اگر ابزار پیام‌رسانی داخلی در اختیار دارید (مثل اسکایپ، لینک، غیره) خودتان را عادت دهید پیوسته وضعیت فعلی را بروزرسانی کنید تا نشان دهد که آیا مثلاً در یک جلسه یا مکان جغرافیایی متفاوت هستید.
    بیشتر افراد به این فکر می‌کنند که یک پیام «عدم حضور در دفتر» برای اشخاص خارج از سازمان در ایمیلیشان بگذارند تا نشان‌دهنده وضعیت‌شان باشد. همین کار را برای همکاران و هم‌قطاران خود نیز انجام دهید. همینطور اگر امکان دارد ساعت «کار» خود را روی تقویم‌تان تنظیم کنید تا همکارانتان بدانند چه زمان‌هایی می‌توانند برای جلسه با شما برنامه‌ریزی کنند.
  4. روی «دفتر» خود تمرکز کنید
    به عنوان یک کارمند دورکار، یکی از اجزای حیاتی تعامل است. اطمینان پیدا کنید محیط کار شما ساکت است و پس‌زمینه آن برای ویدئوها ریخت و پاش نیست. برای تعامل، یک میکروفون خوب بهتر از یک دوربین خوب است. واضح است که دیدن شما می‌تواند دلپذیر باشد اما بدون شک شنیدن صدای شما واجب و ضروری است.
    در صورت امکان، چندین صفحه نمایش را مد نظر قرار دهید تا بتوانید ویدئو داشته باشید و همزمان یادداشت‌برداری کنید.
  5. فضول باشید، کنجکاوی کنید
    یکی از عادت‌های من وارسی کردن تقویم دیگران است. نه به شیوه‌ای چندش‌آور. گاهی وقت‌ها غیرعمدی از جلسات کنار گذاشته می‌شوم. اگر جلسه‌ای را ببینم و به نظرم برسد باید در آن شرکت کنم، درخواست حضور می‌کنم. در پنج سال از دورکاری هیچ وقت جواب «نه» نشنیدم. پاسخ معمولاً «اوه، البته، باید آنجا باشی. متأسفم که فراموش کردیم تو را دعوت کنیم.» است.
    همچنین در اینترانت خود یا پلتفرم مشارکتی وقت بگذرانید. ببینید بقیه در سازمان درباره چه چیزی بحث می‌کنند.
  6. کار کردن با صدای بلند در دورکاری
    در حالی که خود این مبحث می‌توانست یک پست مجزا باشد، این پیش‌فرض باید انگیزه همه کارهایی باشد که انجام می‌دهید. همانطور که معروف است «از دل برود هر آنکه از دیده برفت». اجازه ندهید که این اتفاق برای شما بیفتد. مطمئن شوید بقیه می‌دانند شما چه کار می‌کنید.
    معنایش این است که تقویم خود را عمومی کنید (اگر ممکن است)، و آنچه را که رویش کار می‌کنید در اینترانت، پلتفرم مشارکت یا حتی با انتشار روی وبلاگ و خبرنامه به اشتراک بگذارید.
    همچنین پیوسته از مدیر خود بازخورد بخواهید و مطمئن شوید روی چیزهای درست تمرکز می‌کنید و هر چیزی را که در دفتر اصلی یا سازمان مرکزی تغییر می‌کند به دقت زیر نظر داشته باشید.
    نکته کمکی: توازن کار/زندگی
    به عنوان یک کارمند دورکار مجرب احتمالاً با خودتان فکر می‌کنید «توازن کار/زندگی، این دیگر چیست؟؟!؟» شاید توازن کلمه صحیح نباشد. بیشتر شبیه ادغام کار/زندگی است. به ویژه اگر از خانه کار می‌کنید، مرزهای بین زندگی کاری و زندگی شخصی تار می‌شوند.
    اگر کارتان خیلی به ساعت‌های مشخص گره نخورده، از انعطاف‌پذیری که به شما می‌دهد استفاده کنید اما مطمئن شوید مرزهایی – برای خودتان و خانواده‌تان – می‌گذارید که تعیین می‌کنند چه زمانی «سرکار» و چه زمانی «فارغ از کار» هستید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *